Sarcini de Sisif are de îndeplinit personalul Departamentului Provincial de Evidență a Persoanelor Arad. Acesta gestionează toate documentele de cetățenie. Arhiva, care conține peste două milioane de documente de cetățenie într-un total de 12.000 de registre, se află sub controlul DJEP, care trebuie să opereze toate schimbările de cetățenie care au loc.
„În registrele de stare civilă sunt trecute naşterea, căsătoria, desfacerea căsătoriei, încuviinţarea purtării numelui, recunoaşterea, decesul fiecărei persoane în parte. Aceste registre se completează în două exemplare. Unul rămâne la primăria care le completează, iar altul se află la noi”, a transmis Cristina Oprean-Vlad, directorul Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor Arad.
Încă de la naștere, arădenii primesc un document de stare civilă pe lângă CNP. Acest document este unic și arată toate modificările de stare civilă care au avut loc de-a lungul vieții. Cu toate acestea, acest document nu dispare după deces.
„Legea ne obligă să păstrăm registrele de stare civilă în arhiva noastră timp de 100 de ani, după care le trimitem spre Arhivele Statului. Aici rămân pe termen nelimitat, nedefinit. Arhiva Statului creşte constant”, a spus directorul DJEP.
De asemenea, dacă aveți impresia că două milioane de documente reprezintă maximul de documente păstrate de către Biroul Județean de Evidență a Persoanelor, să știți că nu e deloc așa.
„Primim, în continuare, registre din teritoriu, de la toate primăriile din judeţul Arad. Noi centralizăm absolut toate registrele de stare civilă şi operăm fiecare modificare din viaţa unui arădean”, specifică Cristina Oprean-Vlad.
Dar cum se gestionează atâtea documente? Cum le păstrezi impecabile, având în vedere că toate documentele de acolo reflectă întreaga viață a unui cetățean arădean din punct de vedere al stării civile? A oferit explicații șefa instituției județene.
„În urma unor investiţii mari realizate de Consiliul Judeţean Arad în clădirea în care funcţionăm în prezent, avem cele mai bune condiţii de păstrare a documentelor. Încăperile în care se află arhiva cu cele două milioane de documente sunt proiectate şi dotate cu materiale care să nu întreţină sub nicio formă incendiul, dar nici să nu se producă umiditatea care ar deteriora documentele. Podeaua este ignifugă, vopselele la fel, rafturile şi mobilierul sunt speciale, iar sistemul de prevenire şi stingere a incendiilor este unul foarte modern. În caz de incendiu, nişte butelii uriaşe eliberează automat un gaz care stinge flăcările, dar care nu afectează documentele din arhivă. În plus, avem nişte aparate mari care reglează umiditatea din încăperile în care se află arhivele, astfel încât hârtiile să nu fie afectate”, a explicat directorul DJEP.
În viitorul apropiat, există posibilitatea ca arhiva pe hârtie să dispară. La nivel național, Arhivele Statului au demarat un proiect de amploare, care vizează digitalizarea tuturor registrului de stare civilă.
„Există deja o firmă care se ocupă de digitalizare. Lunar, trimitem câteva zeci de cutii pline cu documente către Bucureşti, acolo de unde este firma, iar cei de acolo digitalizează toate registrele de stare civilă, după care ni le trimit înapoi. Este o muncă uriaşă, mai ales că vorbim despre digitalizarea registrelor de stre civilă din întreaga ţară. Totuşi, în momentul în care proiectul va deveni funcţional, vom putea opera toate modificările de stare civilă informatizat, fără ştampile, înscrisuri şi foi de hârtie”, ne-a mai precizat Cristina Oprean-Vlad.